Samodzielne prowadzenie własnej księgowości w obecnych czasach jest niezwykle trudne. Jednak dostępne narzędzia, kursy i szkolenia, pomagają w zdobywaniu potrzebnej wiedzy. Im bardziej uproszczony system rozliczenia, tym proces ten będzie mniej złożony.
Więcej zalet niż wad
Księgowość prowadzona samodzielnie daje każdemu przedsiębiorcy całkowitą świadomość finansową.
Wie on od razu o:
• generowanych zyskach,
• problemach,
• liczbie klientów,
• działaniach rentownych i nierentownych,
• przeinwestowanych i niedoinwestowanych obszarach.
Dzięki temu właściciel firmy może zmienić swoją strategię działania, podjąć decyzje o wprowadzeniu zmian czy o koniecznych oszczędnościach. Dzięki temu, że informacje nie przepływają przez wiele osób jednocześnie, może one pewne działania podjąć od razu po zauważeniu trudności.
Samodzielna księgowość to duża oszczędność. Choć zwykle za programy do obsługi księgowej trzeba płacić, to w dłuższej perspektywie czasu jest to mniejszy wydatek, niż zatrudnienie księgowego lub korzystanie z usług wyspecjalizowanego biura.
Obowiązki i zadania
Decydując się na prowadzenie samodzielnej księgowości należy mieć świadomość obowiązków i zadań, które trzeba wypełniać, by postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.
Każdy, kto samodzielnie odpowiada za księgowość swojej firmy, powinien zatem pamiętać o:
• ewidencjonowaniu kosztów i przychodów,
• dokumentowaniu poszczególnych działań,
• wyliczaniu podatku i odprowadzanie zaliczek,
• opłacaniu składek ZUS,
• przechowywaniu dokumentacji,
• monitorowaniu płatności,
• zapoznawaniu się z obowiązującymi przepisami i regułami dotyczącymi rozliczenia,
• przechowywaniu wszystkich dokumentów.
Początkowo, prowadzenie własnej księgowości (ze względu na ilość obowiązków i zadań) wydawać się może przytłaczające i trudne do uporządkowania, jednak po kilku miesiącach dochodzi się do wprawy. Trzeba bowiem pamiętać, że większość z tych czynności wykonuje się w ten sam sposób, według ustalonego schematu.
Jeśli więc po pierwszych kilku miesiącach samodzielnie wykona się wszystkie czynności, to później należy je w ten sam sposób powtarzać. Warto jednak, gdy się ma jakiekolwiek wątpliwości, skonsultować z doradcą lub osobą zatrudnioną w urzędzie, by uniknąć błędów. Kiedy nabierze się doświadczenia, cała procedura będzie stosunkowo prosta i wymagać będzie jedynie dużej uwagi i skrupulatności.
Każdy przedsiębiorca, który decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, musi mieć świadomość, że odpowiada za wszystkie wyniki i popełnione błędy, dlatego jeśli po kilku miesiącach nadal pojawiają się trudności czy wątpliwości, warto je skonsultować lub przekazać księgowość wykwalifikowanej osobie.
Rozwiązanie nie dla wszystkich
Warto podkreślić, że samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy jest łatwiejsze, gdy prowadzi się nową, niewielką firmę, w której nie ma zatrudnionych pracowników, a działania koncentrują się na mniejszym obszarze. Jest to też łatwiejsze, gdy od razu wiadomo, jaką formę rozliczenia można zastosować i gdy zna się wszystkie zasady.
Jest to także zalecane osobom, które dopiero swoją działalność uruchamiają, czyli mogą mieć mniej klientów i mniej zleceń, co łatwiej rozliczyć. Jeśli w toku prowadzenia firmy nabiera się doświadczenia i nie popełnia się przy tym błędów, a samodzielna księgowość nie jest nadmiernym obciążeniem, można to kontynuować, również wraz z rozwojem firmy.
Jednak kiedy okaże się, że klientów, kontrahentów, pracowników jest coraz więcej, a obowiązków związanych z księgowością przybywa, wówczas warto rozważyć, czy samodzielne prowadzenie księgowości nadal jest korzystne. Jeśli nie odbywa się to kosztem innych obowiązków, można pozostać przy tym systemie, jednak im bardziej rozbudowana firma, im częściej działa na rynkach ogólnokrajowych lub ogólnoświatowych, warto scedować te obowiązki na kogoś innego.
Nie trzeba ręcznie
Dawniej prowadzenie księgowości kojarzyło się z wieloma obowiązkami, godzinami spędzonymi w dokumentacji, ciągłych wyliczeniach i rachunkach. Obecnie do prowadzenia księgowości można wykorzystać jeden z wielu programów do prowadzenia księgowości i do wystawiania faktur. Zwykle programy te oferują przyjazny i prosty interfejs, dostęp do wsparcia w postaci wskazówek umieszczonych w programie lub wsparcie zespołu doświadczonych księgowych, którzy pozostają do dyspozycji użytkownika.
Programy te są na tyle intuicyjne, że po kilku tygodniach regularnej obsługi pewne funkcje uruchamia się automatycznie, a praca z programem jest coraz łatwiejsza. Zaletą programu (najczęściej w opcji rozszerzonej, płatnej) są także raporty i analizy, które generuje się automatycznie.
Dają one rzetelny i pełny obraz finansów firmy. Można na nich opierać dalsze działania i ustalać kierunki rozwoju. Niezależnie od profilu prowadzonej działalności warto zdecydować się na dedykowany program, który znacznie upraszcza samodzielne prowadzenie księgowości.
Kiedy zdecydowanie nie warto prowadzić księgowości samemu?
Jest też wiele sytuacji, kiedy nie warto skupiać się samemu na księgowości i lepiej zlecić to profesjonaliście. Sam jestem zwolennikiem takiej drogi. W sytuacji, gdy masz już rozwinięty swój biznes i chcesz mieć trochę mniej obowiązków, to warto to zadanie delegować innej osobie. Po pierwsze masz pewność, że osoba, która zajmuje się tym na co dzień, zrobi to dobrze. Nie popełni jakichś prostych błędów, które Tobie mogą się zdarzyć.
Dodatkowo sam nie musisz zgłębiać tego tematu, więc możesz w pełni zająć się swoim biznesem i jego rozwojem. Także pieniądze, która zainwestujesz w księgowego będziesz mógł zarobić na swojej specjalizacji i Twoim głównym biznesie. Nie ma potrzeby zajmować się wszystkim w swojej własnej firmie. Z takim podejściem będzie Ci ciężko się rozwijać.
Podsumowanie
Samodzielna księgowość to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Jest to szczególnie ważne dla małych firm, które dopiero zaczynają działalność i nie mają jeszcze płynności finansowej. Środki, które inwestowałoby się w księgowość można wykorzystać na rozwój. Zyskuje się dzięki temu pełną wiedzę i całkowitą kontrolę nad swoimi finansami, co daje większą świadomość w działaniu.
Przekazanie księgowości poza firmę lub stworzenie w ramach firmy konkretnego stanowiska sprawia, że ściąga się z siebie pewną odpowiedzialność, ale i daje przyzwolenie na mniejsze zainteresowanie finansowymi aspektami prowadzonej działalności, dlatego możesz rozważyć samodzielnie prowadzenie księgowość, przynajmniej w początkowych fazach rozwoju przedsiębiorstwa. Musisz jednak pamiętać, że wymaga, to od Ciebie nowych obowiązków.
Dlatego musisz sam podjąć decyzję, co dla Ciebie jest ważniejsze: Twój zaoszczędzony czas (zewnętrzna księgowość), czy zaoszczędzone pieniądze (prowadzenie samemu księgowości).
