Delegowanie zadań jest tylko pozornie prostym działaniem. Nie każdy bowiem ma zaufanie do innych, nie każdy chce powierzyć swoje dotychczasowe obowiązki innym. Często dominuje przekonanie, że nikt nie wykona pewnych zadań lepiej od nas samych. Jest to jednak umiejętność, którą trzeba rozwijać. Tylko tak można będzie zachować zdrowie psychiczne i zredukować nadmierne obciążenie pracą.
Najtrudniejsze zadanie
Choć każdy ma świadomość tego, że delegowanie zadań jest (lub będzie) działaniem niezbędnym, to jest to jedna z trudniejszych czynności. W efekcie są osoby, które narzekają na nadmiar obowiązków, a z drugiej strony nie chcą ich delegować w obawie przed ich złym wykonaniem.
Oznacza to, że przełożony lub właściciel firmy nie ufa swoim pracownikom lub jest przekonany, że tylko on jest w stanie te zadania wykonać, dlatego pierwszym krokiem w efektywnym delegowaniu zadań jest zbudowanie w sobie przekonania, że inni też są w stanie wykonać poprawnie określone czynności.
By tak było, można przygotować szczegółowe wytyczne dotyczące kolejnych kroków. Można wybrać konkretną osobę, by obserwowała, jak poprawnie wykonywać czynności, a później sprawdzić, jak sobie z nimi radzić. W ten sposób zyska się pewność, że wybrany pracownik ma odpowiednią wiedzę i praktykę, niezbędną do poprawnego wykonywania powierzonych obowiązków.
Słabość i siła
Warto pamiętać o jednej, bardzo istotnej rzeczy. Zadania chętniej delegują silni i pewni siebie kierownicy lub właściciele firm. Realizowanie zadań to poczucie władzy i siły. Jeśli przełożony nie czuje się pewnie na swoim stanowisku lub gdy jest przekonany, że pracownicy nie darzą go odpowiednim szacunkiem, delegowanie zadań (przede wszystkim ważnych dla funkcjonowania firmy) będzie postrzegane jako utrata autorytetu lub decyzyjności.
W efekcie przełożony obawia się, że ktoś inny będzie sobie radził lepiej, będzie przez to bardziej lubiany, a dotychczasowy kierownik może stracić swoją pozycję. Tego obawia się jednak osoba, która nie czuje się silnym przywódcą. Budując dobre relacje z pracownikami, dbając o swoją pozycję w miejscu pracy oraz tworząc właściwą atmosferę, można sprawić, że delegowanie obowiązków nie będzie kojarzyło się z utratą władzy, a z zaufaniem do innych.
Delegowanie zadań to świadome zrzeczenie się części praw przypisanych do danego stanowiska, do kontroli pracowników. Jeśli jednak kierownik nie utożsamia swojej pozycji wyłącznie z siłą i kontrolą, delegowanie jest o wiele łatwiejsze.
Zasady delegowania obowiązków
Do tego, by delegowanie poszczególnych zadań przynosiło oczekiwane rezultaty, niezbędne jest ustalenie i przestrzeganie kilku podstawowych zasad. Najczęściej wymienia się siedem reguł, które to ułatwiają.
Zalicza się do nich:
• wybranie właściwej osoby do realizacji zadania – powinna to być osoba z odpowiednimi umiejętnościami, kompetencjami oraz z doświadczeniem, wyróżniająca się cechami takimi, jak: odpowiedzialność, sumienność, kreatywność, otwartość, elastyczność (lub inne, które na danym stanowisku są potrzebne),
• zaufanie połączone z monitorowaniem i udzielaniem wsparcia, w sytuacji, gdy jest to konieczne,
• precyzyjne i transparentne delegowanie – kryteria służące do wyboru osoby do realizacji zadań muszą być czytelne dla wszystkich, by nie budziły sprzeciwu pozostałych pracowników,
• wskazywanie korzyści wynikających z przejęcia dodatkowej odpowiedzialności,
• zapewnienie odpowiednich zasobów i narzędzi do prawidłowego wypełniania powierzonych obowiązków,
• tolerowanie błędów czy potknięć – początkowo każdy popełnia błędy i odczuwa trudności związane z pełnieniem nowych funkcji, dlatego należy uwzględnić to w procesie delegowania zadań i udzielać niezbędnego wsparcia,
• ocenianie efektów – dobry feedback jest ważny nie tylko dla osoby wykonującej konkretne zadania, ale też dla przełożonego i pozostałych pracowników.
Przestrzeganie wskazanych powyżej zasad pomaga w efektywniejszym delegowaniu zadań. Przełożony zyskuje narzędzie, przy pomocy którego nie tylko lepiej wybierze osobę, która ma wykonywać określone obowiązki, ale też będzie wiedzieć, jak ją do tego przygotować, jak wspierać i jak oceniać jej działania.
Choć nie jest to proces łatwy, to przestrzeganie powyższych zasad bez wątpienia pomaga w budowaniu zaufania do pracowników i ułatwia proces przekazywania obowiązków innym pracownikom.
Sprawiedliwie i mądrze
Warto podkreślić, że delegowanie obowiązków, może wzbudzać wiele negatywnych emocji wśród pracowników. Przekazywanie ważniejszych kompetencji to okazywanie zaufania, wyróżnianie jednej osoby. Jeśli pojawi się przypuszczenie, że jakaś osoba sobie na to nie zasłużyła lub niejasne będą kryteria, którymi posługiwał się przełożony przy wyborze pracownika, może to zniszczyć atmosferę w miejscu pracy.
Niezależnie od tego, jakiego rodzaju zadania mają być delegowane, należy ustalić kryteria, jakie powinien spełniać pracownik, któremu zostaną przypisane. Warto przeprowadzić stosowną rozmowę z zespołem, w czasie której wyjaśni się wszelkie nieścisłości czy problemy. W ten sposób, każdy pracownik będzie miał świadomość czynników wpływających na podjęcie decyzji, a tym samym łatwiej ją zaakceptuje.
Oczywiście można kierować się założeniem, że przełożony lub właściciel firmy nie musi tłumaczyć się z podjętych decyzji, ale podejście to nie jest dobre przy budowaniu zgranego i efektywnego zespołu.
Podsumowanie
Delegując obowiązki na innych zyskuje się więcej czasu na inne działania. Jest to szczególnie ważne w przypadku właściciela firmy lub osoby zarządzającej większą ilością osób. Nie można wszystkiego wykonywać samodzielnie. Im więcej jest zadań, tym mniej jest czasu. Chcąc utrzymać wysoką jakość, a przy tym zapewnić sobie równowagę między pracą a zdrowiem psychicznym, delegowanie zadań jest najważniejsze.
