Usuwanie błędów czy problemów w funkcjonowaniu firmy (i nie tylko) jest jednym z ważniejszych zadań. Tylko w ten sposób można zapewnić jej efektywność oraz zadowolenie potencjalnych klientów i pracowników. Wybór odpowiedniego narzędzia pozwalającego na skuteczną analizę jest niezbędny. Jedną z nich jest metoda 5 Why.
5 Why w ujęciu teoretycznym
Technika 5 Why (5 dlaczego), to metodologia, przy pomocy której można rozwiązywać pojawiające się problemy. Metodę tę zastosował po raz pierwszy Taichi Ono. Był to inżynier, wizjoner i menadżer, który zdecydował się na opracowanie prostego sposobu pozwalającego na dociekanie przyczyny źródłowej problemu.
Można przypuszczać, że metodologia ta opracowana została przez Taichii w czasie jednej z rozmów, którą prowadził ze swoją trzyletnią córką. Jak wiadomo, dzieci w tym wieku uwielbiają zadawać pytanie: "dlaczego". Najczęściej jest to bardzo skuteczne i dziecko uzyskuje potrzebne informacje. W oryginalnym założeniu zakładano, że pytanie "dlaczego" będzie zadawane tak długo, aż otrzyma się odpowiedź na przyczynę źródłową problemu. Pomaga ona ustalić rzeczywistą przyczynę defektu.
Opiera się na analizie objawów, pozwala dojść do opisu wszystkich przyczyn problemu. Sprowadza się do serii pytań wyszukujących związki przyczynowo-skutkowe, które odnoszą się do konkretnego problemu. Nie powinno się ich zadawać więcej, bo często okazuje się, że przyczyna problemu nie jest zbyt skomplikowana i można ją łatwo rozwiązać. Zadawanie dużej ilości pytań może ją przykryć, zamiast dodatkowo uwypuklić i wskazać trudności do rozwiązania.
Po zadaniu pięciu kolejnych pytań "dlaczego?" możliwe jest zdefiniowanie najbardziej prawdopodobnej przyczyny. Jeśli wybrane rozwiązanie nie zadziała, analizę tę warto przeprowadzić ponownie.
Zasady przeprowadzania analizy 5 Why
Chcąc przeprowadzić skuteczną analizę 5 Why konieczne jest zbudowanie interdyscyplinarnego zespołu. W ten sposób można w jednym miejscu zgromadzić osoby z różnych działów, które mogą spojrzeć na daną kwestię z innej perspektywy i udzielić bardziej zróżnicowanych wiadomości.
Kolejny krok to zdefiniowanie problemu. Należy go dokładnie scharakteryzować i przedstawić całemu zespołowi. Konieczne jest wskazanie danych i potrzebnych informacji, na podstawie których można określić źródło problemu. W dalszej kolejności należy skoncentrować się na odpowiedzi. Po zebraniu rzetelnych wiadomości możliwe jest podjęcie określonego działania, czyli naprawy i eliminacji błędu.
Po usunięciu problemu zespół po jakimś czasie powinien spotkać się ponownie i ocenić, czy podjęte działania miały sens. Opracowana w ten sposób strategia pozwala na to, by efektywnie radzić sobie z kłopotami. Daje możliwość wyszukiwania rozwiązań prostych, ale skutecznych.
Zróżnicowane podejście i uwzględnienie kilku perspektyw jednocześnie daje pełny obraz trudnej sytuacji. Jeśli kilka osób analizuje te same czynniki, każda z nich może zauważyć te aspekty, które są dla niej najważniejsze, a mogą być pomijane przez innych.
Problemy możliwe do rozwiązania przez analizę 5 Why
Technika 5 Why jest ścieżką liniową. Oznacza to, że pozwala na znalezienie pojedynczej przyczyny źródłowej. Z tego względu, warto tę metodę wykorzystywać jedynie w tych przypadkach, w których przypuszcza się, że wybrany problem może mieć tylko jedno źródło. Jeśli nie ma się takiej pewności, nadal warto tę analizę przeprowadzić, by zweryfikować swoje podejrzenia co do ewentualnych trudności.
Jest to bowiem prosty i skuteczny sposób pomagający w rozwiązywaniu problemów. Pomaga także w koncentrowaniu się na wyszukaniu głównej przyczyny pojawiających się trudności. Daje szansę na to, by każdy członek tworzący zespół mógł dzielić się swoimi spostrzeżeniami i pomysłami.
Odpowiedzialności nie przypisuje się wyłącznie jednej osobie. To z kolei daje pewność, że zespół dysponuje odpowiednimi narzędziami, przy pomocy których może wyeliminować pojawiające się problemy i zapobiec powtórnej awarii w przyszłości. Jest to szczególnie istotne w tych miejscach, w których zatrzymanie danego procesu jest kosztowne lub gdy błąd wynikający z nieprawidłowości przyczynia się do powstania wyłącznie wadliwego lub niesprawnego produktu.
Zalety metody 5 Why
Choć metoda 5 Why może mieć wady i nie wykrywa bardziej złożonych problemów, to w dalszym ciągu warto ją stosować ze względu na jej skuteczność. Nie wymaga od pracowników wdrażania skomplikowanych procedur i przeprowadzania szczegółowych analiz. Metoda 5 Why może być stosowana po wprowadzeniu jedynie krótkiego i prostego szkolenia. W czasie jego trwania pracownicy poznają podstawowe zasady przeprowadzania analiz i zadawania pytań.
Jest to rozwiązanie, które można stosować w praktycznie każdej dziedzinie, niezależnie od profilu działalności firmy. Metoda ta skłania do stosowania analitycznego myślenia, a także do samodzielnego poszukiwania problemu, co wpływa na ogólny wzrost zaangażowania pracowników w codzienne funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa.
Podsumowania
Metoda 5 Why stanowi jedną ze skuteczniejszych, a przy tym najchętniej stosowanych form analizy przyczynowo-skutkowych. Jest wykorzystywana zarówno w procesach produkcyjnych, jak i logistycznych, ale może też znaleźć zastosowane tam, gdzie pojawiają się różnego rodzaju problemy w poprawnym funkcjonowaniu.
