Prowadzenie działalności wiąże się z koniecznością ponoszenia wielu kosztów stałych. Jest to ogromne obciążenie dla tych, którzy zaczynają w ten sposób pracować lub dysponują niewielkim budżetem, dlatego warto wprowadzić rozwiązania optymalizujące koszty.
Dla kogo i po co?
Wirtualne biuro jest usługą, która daje możliwość rejestrowania firmy pod innym adresem, niż adres domowy. Ta podstawowa funkcja często uzupełniona jest również o obsługę recepcyjną czy księgową oraz o możliwość wynajmowania przestrzeni biurowej czy sal konferencyjnych. Dzięki temu przy zakładaniu firmy nie trzeba inwestować w wynajem czy zakup lokalu na biuro, co wiąże się ze sporymi oszczędnościami dla właściciela firmy.
Jest to usługa niezwykle atrakcyjna dla małych firm, które dopiero wchodzą na rynek lub nie posiadają budżetu na wynajem lokalu. Wirtualne biuro pozwala na wprowadzenie oszczędności i zapewnia pomoc przy obsłudze klientów czy prowadzeniu księgowości.
W jednym miejscu zyskuje się zatem wielowymiarowe wsparcie. W zwykłych warunkach wiązałoby się to z koniecznością zatrudniania kolejnych osób. W tym przypadku wystarczy zakup dobrego pakietu.
Zalety
Korzystanie z wirtualnego biura to szereg zalet.
Do najważniejszych z nich, wymienić należy:
• wybór atrakcyjnej lokalizacji wirtualnego biura – nawet młoda firma, która dopiero zaczyna działalność, może wyróżnić się atrakcyjną lokalizacją. Dzięki temu buduje się prestiż i znaczenie firmy. Choć wielu klientów nie zwraca uwagi na adres, to w przypadku, gdy znajduje się on w dużym mieście (np. w Warszawie), przy rozpoznawalnej ulicy w centrum, firma jest o wiele bardziej wiarygodna, niż podmiot zarejestrowany w niewielkiej miejscowości, o której nikt nie słyszał. Jest to szczególnie pomocne w sytuacjach, kiedy z klientami nie trzeba spotykać się bezpośrednio, a jedynie prowadzi się z nimi korespondencję. Wówczas budowanie prestiżu jest łatwiejsze,
• optymalizowanie kosztów – nie trzeba wynajmować biura w atrakcyjnym miejscu, zyskuje się dostęp do usług, które najczęściej wymagałyby zatrudnienia kolejnych osób (księgowość, recepcja, prowadzenie sekretariatu),
• wsparcie i pomoc przy prowadzeniu biura – prowadzenie firmy to konieczność prowadzenia księgowości, kalendarza spotkań, odbierania telefonów, przesyłanie informacji pocztą lub odbieranie korespondencji. Dobrze dobrana oferta wirtualnego biura sprawia, że właściciel firmy nie musi zajmować się wieloma kwestiami.
Oczywiście przy licznych zaletach pojawia się też kilka wad. Warto o nich wspomnieć, gdyż lepiej się przygotować na ewentualne konsekwencje lub odpowiednio wcześnie zredukować ryzyko wystąpienia problemów. Choć wirtualne biuro jest usługą legalną, przyciąga uwagę urzędników urzędu skarbowego (może powodować częstsze kontrole).
Ze względu na częstotliwość takich sytuacji biuro jest najczęściej przygotowane na taką ewentualność i pomaga się odpowiednio przygotować do spotkania z urzędnikiem. Jeśli dodatkowo w ramach biura korzysta się z usług księgowych, od razu zyskuje się też dostęp do pełnej dokumentacji firmy, dlatego kontrole, mimo że mogą wzbudzać dyskomfort, przechodzą bez większych trudności.
Poza tym wybierając adres wirtualnego biura dla swojej firmy powiązuje się ją z właściwym urzędem skarbowym. Jeśli jest on w innej miejscowości, niż przebywa właściciel firmy, kontakt z urzędem czy też przekazywanie pewnych informacji może być problematyczne.
Z tego względu przed podpisaniem umowy należy dokładnie przemyśleć lokalizację wirtualnego biura, by w razie konieczności stawić się na wezwanie urzędu skarbowego.
Problematyczne może być też przekazywanie informacji. Jeśli nie są to informacje pilne, czas oczekiwania na ich przekazanie nie ma większego znaczenia, jednak mogą zdarzyć się sytuacje, w których potrzebna korespondencja lub dokumenty nie zostaną przekazane od razu, na czym ucierpi klient. Problem ten wynika z przeciążenia wirtualnego biura.
Takie biura obsługują więcej, niż jedną firmę, a liczba dostępnych pracowników jest ograniczona, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze lokalizacji wirtualnego biura warto zapoznać się z opiniami o wybranym miejscu.
Mimo tych kilku wad w dalszym ciągu są to kwestie, które łatwo rozwiązać, a wiec nie wpływają one najczęściej na jakość funkcjonowania firmy. Wirtualne biuro jest zatem dobrym rozwiązaniem, które pomaga podnieść prestiż firmy i ułatwić jej funkcjonowanie, gdy chce się pracować spoza kraju.
Podsumowanie
Wybierając wirtualne biuro zyskuje się nie tylko mniejsze koszty czy lepszą lokalizację siedziby firmy, ale przede wszystkim swobodę działania. W jednym miejscu gromadzone są wszystkie informacje. Dzięki temu nawet podczas podróży i długiej nieobecności najważniejsze dokumenty czy korespondencja nie zginą. Jest to zatem rozwiązanie bezpieczne i zwiększające komfort prowadzenia działalności. Zwłaszcza na początku, kiedy jeszcze trudno jest się odnaleźć.
