Prowadząc firmę nie zawsze ma się czas na poprawne organizowanie pracy biura. Jest to tym trudniejsze, im więcej ma się klientów, spotkań czy wyjazdów do zorganizowania, dlatego warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Będzie wsparciem w firmie, a jej zatrudnienie nie jest tak kosztowne jak w przypadku tradycyjnego pracownika.
Zalety
Do najważniejszych zalet wirtualnej asystentki zaliczyć należy:
• oszczędność czasu – nie trzeba wykonywać prac, które są drobne, ale czasochłonne, zwłaszcza dla osoby, która nie ma doświadczenia lub nie wie, jakiego rodzaju zadania, i w jaki sposób wykonać, by było to efektywne, ale by nie zajmowało dużo czasu,
• wirtualna asystentka nie musi być zatrudniona na zwykłą umowę o pracę – często są to osoby prowadzące własną działalność,
• nie trzeba posiadać biura – wirtualna asystentka pracuje ze swojego domu, porządkuje wszystkie sprawy zdalnie,
• wsparcie dla właściciela firmy – pomaga w codziennych obowiązkach, pilnuje grafiku spotkań, umawia klientów, odpowiada na korespondencję, dba o działanie całej firmy,
• wielozadaniowość i dobra organizacja pracy – dzięki temu większość czynności biurowych wykonuje szybciej i sprawniej, niż osoba, która nie ma doświadczenia w takiej pracy,
• pełni dodatkowe funkcje – może współpracować z księgowością, przypominać o płatnościach, dbać o przestrzeganie terminów, przypominać o zobowiązaniach, nawiązywać relacje z klientami – zakres zadań ustala się na początku współpracy.
Każda z tych zalet sprawia, że wirtualna asystentka to niezbędny pracownik, który pomaga porządkować i dba o jakość pracy biura. Dba zatem o wizerunek firmy oraz jej właściciela.
Biuro lub jedna osoba
Wirtualna asystentka to najczęściej jedna osoba. Można ją zatrudnić na dowolny okres i samodzielnie ustalić zakres obowiązków czy zadań do realizacji. Również samodzielnie ustala się szczegółowe warunki współpracy oraz godziny, w których wirtualna asystentka jest do dyspozycji firmy (nie każdy potrzebuje pomocy codziennie przez osiem godzin), dlatego przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu wirtualnej asystentki warto określić, na jaki okres i do czego będzie ona potrzebna.
Jeśli firma jest duża lub zajmuje się większą liczbą klientów warto zdecydować się na zatrudnienie specjalnego biura oferującego usługi wirtualnej asystentki. W zależności od potrzeb właściciela firmy do dyspozycji otrzymuje się nie jednego pracownika, a kilku.
Automatycznie można otrzymać wsparcie osób z różnych sektorów (marketing, księgowość, grafika, finanse, sekretarka, redaktor). W zależności od charakteru zlecenia można lepiej dobrać pomoc osób, które znają się na konkretnych kwestiach. Jest to jednak rozwiązanie mniej popularne.
Najczęściej wirtualne asystentki są zatrudniane do pomocy w organizowaniu spotkań, porządkowaniu grafiku, do kontrolowania korespondencji i do podstawowego kontaktu z klientem. Pozostałe aspekty są omawiane z innymi pracownikami, dlatego prowadząc niewielką firmę warto wybrać jedną osobę z określonymi kompetencjami, niż decydować się na usługi oferowane przez firmę zatrudniającą wirtualne asystentki. Zyska się w ten sposób pewność, że wybrana osoba będzie profesjonalistą.
Obciążenie czy odciążenie?
Mimo, że wirtualna asystentka to duża pomoc dla właściciela firmy, to należy zachować ostrożność przy jej zatrudnianiu. Jej wsparcie jest uzależnione od kompetencji, doświadczenia i szeregu umiejętności czy cech osobowych, które nie każdy posiada. Praca wirtualnej asystentki jest promowana jako ciekawa alternatywa dla tradycyjnej pracy.
Decydują się na nią nie tylko osoby, które faktycznie znają się na poprawnym wykonywaniu swoich obowiązków, ale też ci, którym nie chce się dojeżdżać do pracy, którzy chcą łatwo zarobić lub liczą na to, że uda im się połączyć pracę z wyjazdami wakacyjnymi.
Wszystko to wpływa na jakość wykonywanych obowiązków, dlatego wybierając ofertę należy dokładnie zweryfikować kompetencje pracownika. Warto zapoznać się z opiniami na jej temat. Nie zawsze również najtańsza oferta jest najlepsza. Często ceniące się osoby, które wykonują ten zawód rzetelnie, decydują się na ustalenie wyższych stawek.
Jako, że na początku współpracy trudno jest ocenić, na jaką osobę się faktycznie trafiło, należy powierzać jej mniej istotne obowiązki lub kontrolować dokładniej jej pracę. Jeśli po okresie próbnym nie pojawią się problemy, a komunikacja na linii pracownik-pracodawca będzie dobra, można oczekiwać, że spełni ona wszystkie oczekiwania. Dystans i ograniczone zaufanie jest są kluczowe.
Podsumowanie
Choć asystent czy asystentka najczęściej kojarzą się z wysokimi stanowiskami w korporacjach lub dużych firmach, są to osoby, które odciążą właściciela firmy i pomogą w lepszym zorganizowaniu pracy. Dlatego już teraz polecam Ci zastanowić się, czy taka osoba nie będzie również przydatna w Twojej firmie. Może właśnie dzięki takiej osobie, znajdziesz więcej czasu dla siebie, który z kolei poświęcisz na wykonywania obowiązków kluczowych do funkcjonowania Twojego biznesu.
